Obowiązki pracodawcy przy wysyłaniu PIT-11

Dostarczanie PIT-11 pracownikowi

PIT-11 jest formularzem potrzebnym do wykazania przychodów, kosztów uzyskania przychodów, dochodów, składek pobranych na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczek na podatek dochodowy.

Przepisy prawa nie nakładają na pracodawcę obowiązku przekazania informacji PIT-11 osobiście. Ten sposób wręczania pracownikom formularza jest praktykowany w zakładach pracy. Ta metoda pozwala uzyskać od razu podpis pracownika będący potwierdzeniem terminowego otrzymania PIT-11 od pracodawcy.
W przypadku, kiedy pracodawca nie ma możliwości osobistego wręczenia pracownikom PIT-11, może skorzystać zarówno z tradycyjnej, jak i elektronicznej formy przekazania PIT-11.

Sposoby potwierdzenia odbioru PIT-11 przez pracownika

Przepisy ustawy o PIT nakładają na pracodawcę jedynie obowiązek dostarczenia w ściśle określonym terminie PIT-11 pracownikowi. Nie ma przy tym mowy o obowiązku posiadania potwierdzenia przekazania tego druku. Oznacza to, że skuteczne będzie przesłanie PIT-11 bez uzyskiwania dodatkowych poświadczeń.

Taki model potwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu, który w orzeczeniu z 2018 roku (sygn. akt. I SA/Po 418/18) uznał, że skoro w ustawie o PIT wskazane jest jedynie pojęcie „przesłania” druku, bez dalszego uściślenia, to należy uznać, że z całą pewnością nie musi ono oznaczać nałożenia na płatnika dodatkowego obowiązku oznaczającego konieczność posiadania dowodu doręczenia PIT podatnikowi. Praktycznie znaczy to, że doręczanie PIT-11 bez posiadania dowodu otrzymania go, jest tak samo skuteczne, jak w przypadku pracownika, który takie otrzymanie własnoręczne poświadczył.

Tyle teoria. W praktyce, mimo że w ustawie nie ma obowiązku posiadania poświadczenia odbioru druku PIT-11 przez pracownika, to dla bezpieczeństwa pracodawcy warto o takie potwierdzenie zadbać. W sytuacji spornej pracodawca może wówczas bez przeszkód potwierdzić, że druk PIT-11 został dostarczony do osoby zatrudnionej w ustawowym terminie. Poświadczeniem odebrania druku może być nie tylko własnoręczny podpis pracownika, lecz również potwierdzenie odebrania e-maila, gdy PIT-11 został wysłany drogą elektroniczną. Programy komputerowe umożliwiające wygenerowanie i wysyłkę PIT-11 do pracownika, również umożliwiają pobranie potwierdzenia wysyłki druku do odbiorcy. W przypadku wysyłki druku drogą tradycyjną, pocztową – warto wysłać druk listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Odpowiedzialność za niedostarczenie PIT-11 do pracownika i US

Przekazanie informacji PIT-11 jest obowiązkiem pracodawcy, którego niewypełnienie jest zagrożone sankcją karno-skarbową. Nierzetelny pracodawca naraża się na grzywnę w wysokości do 180 stawek dziennych.
Jeżeli jednak pracodawca nie przekazał PIT-11 do urzędu skarbowego, pracownik musi wypełnić zeznanie roczne, opierając się na posiadanych przez niego informacjach. Przy wypełnianiu deklaracji podatkowej można skorzystać z otrzymanych pasków wynagrodzeń, danych z przelewów bankowych, czy informacji o wysokości składek zapłaconych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych dostępnych na Portalu Usług Elektronicznych ZUS. W uwagach do PIT-37 warto opisać zaistniałą sytuację, wskazując, że deklaracja została wypełniona bez posiadania informacji PIT-11.
Jeśli po złożeniu deklaracji okaże się, że zawiera ona błędy, pracownik będzie mógł ją skorygować. Korektę deklaracji pracownik może złożyć do końca okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zobowiązanie podatkowe za 2023 rok przedawni się 31 grudnia 2029 roku i do tego dnia można złożyć korektę. Nie składając natomiast deklaracji rocznej w wyznaczonym terminie, czyli do 30 kwietnia, podatnik naraża się na odpowiedzialność karnoskarbową. Kara grzywny w takim przypadku może wynosić do 120 stawek dziennych.