Domniemana zgoda na dokonanie potrącenia z pensji pracownika z niepełnosprawnością

Pracodawca prowadzący zakład pracy chronionej (ZPChr) zatrudnia pracownika z niepełnosprawnością, który uszkodził powierzony mu sprzęt służbowy (laptop). Pracodawca i pracownik nie podpisali umowy o odpowiedzialności materialnej, niemniej jednak pracodawca zamierza dokonać potrącenia kosztów naprawy sprzętu z wynagrodzenia niepełnosprawnego pracownika. Pracownik twierdzi, że sprzęt, który otrzymał, był już uszkodzony, ale nie wyraził sprzeciwu, gdy pracodawca poinformował go o tym, że dokona potrącenia.

Ustawodawca w treści art. 87 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465, ze zm.) - dalej: k.p., przewiduje, że z wynagrodzenia pracownika za pracę, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz ewentualnie wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego (jeśli pracownik nie zrezygnował z dokonywania wpłat), w rozumieniu ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2023 r., poz. 46, ze zm.), potrącane mogą być:

1. sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
2. sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
3. zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
4. kary pieniężne o charakterze porządkowym wynikające z przepisów art. 108 k.p., włączając w to kary za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy.

Powyższy katalog determinuje także kolejność dokonywania potrąceń z wynagrodzenia pracownika z niepełnosprawnością.

Pracodawca powinien pamiętać, że potraceń z wynagrodzenia pracownika z niepełnosprawnością można dokonywać w ustawowych granicach potrąceń, a zatem do określonych w przepisach prawa kwot. Odpowiednio do uregulowań art. 87 § 3 k.p., potrącenia mogą być dokonywane w następujących granicach:

• w razie egzekucji świadczeń alimentacyjnych ‒ do wysokości trzech piątych wynagrodzenia,
• w razie egzekucji innych należności lub potrącenia zaliczek pieniężnych ‒ do wysokości połowy wynagrodzenia.

Potrącenia z sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne oraz potrącenia z zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi, nie mogą w sumie przekraczać połowy wynagrodzenia za pracę przysługującego temu pracownikowi. Z kolei potrącenia te wraz z potrąceniami z sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych nie mogą przekraczać trzech piątych wynagrodzenia. Warto zaznaczyć, że bez względu na powyższe zasady, kary pieniężne powinny być potrącane zgodnie z zasadami określonymi w art. 108 k.p.

Pracodawca powinien brać pod uwagę to, że nagroda z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne oraz należności przysługujące pracownikom z niepełnosprawnościami z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej podlegają egzekucji na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych do 100% wysokości.

Kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, powinny być odliczone z wynagrodzenia za pracę w pełnej wysokości.

Jeżeli w danym miesiącu wypłacane są składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, to wówczas potrąceń należności z wynagrodzenia pracownika z niepełnosprawnością w tym miesiącu należy dokonać od łącznej kwoty wynagrodzenia uwzględniającej składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc.

Oprócz tego mając na względzie art. 871 k.p., pracodawca nie może zapominać o kwotach wolnych od potrąceń z pensji zatrudnionego. Chodzi tu o kwotę wynagrodzenia, którą pracodawca musi wypłacić pracownikowi. Wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:

1. minimalnego wynagrodzenia za pracę, należnego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych i ewentualnej wpłaty na Pracownicze Plany Kapitałowe ‒ przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
2. 75% wynagrodzenia określonego w pkt 1 ‒ przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi,
3. 90% wynagrodzenia określonego w pkt 1 ‒ przy potrącaniu kar porządkowych z art. 108 k.p.

Warto podkreślić, że w przypadku świadczeń alimentacyjnych nie obowiązuje żadna kwota wolna od potraceń, lecz jedynie ograniczenie do 3/5 wynagrodzenia za pracę.

Jednocześnie, kwoty wolne od potraceń podlegają zmniejszeniu proporcjonalnie do wielkości etatu. W sytuacji wykonywania pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy możliwe jest także obniżenie kwoty wolnej od potraceń.

W celu udzielenia odpowiedzi na pytanie zadane we wstępie należy stwierdzić, że w oparciu o art. 91 § 1 k.p. w razie dokonywania potrąceń z należności innych niż wymienione w art. 87 k.p., potrącenia takie są dopuszczalne wyłącznie ze zgodą pracownika z niepełnosprawnością wyrażoną na piśmie, tak więc nie może być to zgoda dorozumiana lub domniemana, ale powinna być ona wyrażona w sposób jednoznaczny i niebudzący wątpliwości, czemu służyć ma zachowanie formy pisemnej. Pracownik z niepełnosprawnością, w razie potrąceń dokonywanych na podstawie art. 91 k.p., powinien sprecyzować, że zgadza się na potrącenie ze swojej pensji konkretnej kwoty, gdyż zgoda w tym zakresie nie może być zbyt ogólnikowa.

Konieczność skonkretyzowania zgody wyrażonej przez niepełnosprawnego pracownika na dokonanie z pensji tego pracownika potrącenia innego niż określone w art. 87 k.p., potwierdza wyrok Sądu Najwyższego z dnia 1 października 1998 r. (sygn. akt I PKN 366/98). SN uznał, że ustne lub dorozumiane wyrażenie zgody na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia za pracę innych należności niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 k.p. jest nieskuteczne na mocy art. 58 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j.: Dz. U. z 2023 r., poz. 1610, ze zm.) w związku z art. 91 k.p. i art. 300 k.p. Sąd wskazał przy tym, że sankcja bezwzględnej nieważności działa w takiej sytuacji z mocą wsteczną, a zatem potrącenia były bezprawne w datach ich dokonywania.

Jak wynika z art. 91 § 2 k.p., w takim przypadku kwota wolna od potrąceń z wynagrodzenia za pracę wynosi:

1. 100% minimalnego wynagrodzenia za pracę przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na PIT oraz wpłat dokonywanych do PPK, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania – przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy;
2. 80% kwoty, o której mowa w art. 871 § 1 pkt 1 k.p. - przy potrącaniu innych należności niż określone w art. 91 § 2 pkt 1 k.p.

Podsumowując, zgoda pracownika z niepełnosprawnością na dokonanie potrąceń należności z wynagrodzenia tego pracownika, innych aniżeli określone w art. 87 § 1 i 7 k.p. musi być:

• jednoznaczna i wyraźna,
• wyrażona na piśmie,
• skonkretyzowana – musi dotyczyć konkretnej, istniejącej wierzytelności, a w treści oświadczenia pracownika należy użyć sformułowania odnoszącego się jednoznacznie do potrącenia z wynagrodzenia.